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1.标点符号。“尾随文后，不占行头”。标点要在文字之后，不能出现在一行的行首。“行末无左号，两格不折断”。对于成双成对出现的标点，如双引号、书名号等，不能在上一行的行末出现“左半截”，可以出现在下一行的行首；对于占两格的标点，如波折号、省略号等，不能在上一行的行末出现一半、下一行的行首再出现一半，可以移到下一行行首。“数字不转行”。行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。
2.标题。“上下空行，居中排列”。法定公文要求编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排列；事务文书和日常用文要注意上下空行；标题折行时词组不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”，此处的“意见”不是法规、规章，因此不可用书名号，可改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。
3.结构层次序号。结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识，数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“1、”。“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。按规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方面，大家要注意。同时，要注意，公文中第一层次标题后不加标点符号，一般单独成行。第二层次以下的标题后均应加标点符号，一般不单独成行。
4.字符使用。汉字“○”不能用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；公文发文字号用的六角括号“〔〕”不能用中括号“［］”或小括号“（）”代替；单书名号“〈〉”不能用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；分隔符“• ”不能用小数点“.”代替；代指“某某”的“××”符号不能用英文大写字母“X”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。
5.数值范围表述。4-6%、0.2-6等应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。 表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。
6.拼音。汉语拼音的拼写以词汇为单位连写，如“中国社会科学院”，应拼写为“ZHONGGUO SHEHUI KEXUEYUAN”,不可拼写为“ZHONGGUOSHEHUIKEXUEYUAN” 或“ZHONG GUO SHE HUI KE XUE YUAN”。转行规则参照英文，必须在一个完整的音节处转行，并加转行线“-”。