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一、公文格式的内涵
公文格式指公文的规格样式，包括纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则等。规范的公文格式，是机关公文法定效力的直接体现，是机关工作权威性、强制性、严肃性的凭证标志，是机关作风的形象展示，是提高机关工作质量效率的必然选择。
二、现行机关公文格式图例
现行《党政机关公文格式》是2012年7月1日起实施的。其变化主要有：将公文格式要素分为版头、主体和版记，取消了主题词和印制份数等要求，对密级、签发人等编排进行了调整，成文日期改为阿拉伯数字，新增信函格式、纪要格式，页码作为格式要素，等等。下列四张图分别是下行文和上行文的版式。社会组织参照党政机关公文格式，根据需要选用格式要素，如份号、密级、紧急程度等，不是必须标注；签发人，只有上行文才必须标注、签发；印章的使用，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报外，均应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
形象地看，可参照下列两张图例。
三、现行机关公文格式解读
根据社会组织公文处理的需要，参照公文格式要素及其编排规范，应重点掌握下列内容。
（一）版头部分
由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。
1．涉密公文应当标注份号，一般公文可不标注。公文送达和办理的时限要求，即紧急程度，根据需要，可分别标注“特急”、“加急”，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行。
2.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。
3.发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
4.请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
5.版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（二）主体部分
由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。
1．标题由发文机关名称、事由和文种组成。用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2．主送机关是公文的主要受理机关，使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
3．正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。公文首页必须显示正文。
4．附件说明是公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5．发文机关署名、成文日期和印章。公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普法性公文和电报可不加盖印章。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6.附注是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。
7.附件是公文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记部分
由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
1．版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2．抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（四）信函和纪要的特定格式
1．信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。
2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。